Напишите объяснительную записку необходимую в следующих ситуациях а вы не явились на экзамен

Объяснительная записка

Объяснительная
записка —
документ, содержащий объяснение при­чин
какого-либо нарушения в производственном
процессе.

Структура объяснительной записки

1. Наименование адресата (руководитель
   организации, подразделения).

2. Фамилия,
   инициалы, должность работника, пишущего
   объяснитель­ную
   записку.

3. Заголовочная
   часть (наименование документа пишется
   в середине

   листа
   с заглавной буквы).

4. Текст объяснительной записки.

5. Опись прилагаемых документов.

6. Подпись (внизу справа).

Дата
написания объяснительной записки (ниже
подписи и слева листа, число
и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Заведующему
кафедрой русского
языка

Н.В.
Петрову

Смирновой
А.Н.,

студентки
группы № 1125

гуманитарного
факультета

Объяснительная записка

Я,
Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала
на занятиях по русскому языку
и культуре речи с 14.03.03 по 18.04.03 в связи
с вынужденным отъез­дом
к заболевшей матери в город Новгород.
Справку о болезни матери из районной
поликлиники №4 Новгорода прилагаю.

А.Н.Смирнова

15 апреля 2003 г.

Задание
90.
Напишите
объяснительную записку, необходимую в
следующих
ситуациях:

1. Вы не явились на экзамен.

2. Вы опоздали на работу.

3. Вы не
   выполнили распоряжение руководства
   (например, не подгото­вили
   офисную технику к презентации).

Доверенность

Доверенность
—
документ, дающий кому-либо право
(полномочия) действовать от имени лица,
выдавшего доверенность.

Структура доверенности на получение
денег

1. Наименование документа.

2. Фамилия,
   имя, отчество (иногда должность, адрес,
   паспортные дан­

   ные
   — в зависимости от цели написания
   доверенности) доверителя.

3. Фамилия,
   имя, отчество (иногда должность), адрес,
   паспортные дан­

   ные
   доверенного лица.

4. Содержание
   доверенности (КТО
   -ДОВЕРЯЮ — КОМУ — ЧТО

   СДЕЛАТЬ) (сумма
   пишется цифрами и в скобках прописью).

5. Подпись доверителя.

6. Дата выдачи доверенности.

7. Наименование
   должности и подпись лица, удостоверяющего
   подпись

   доверителя.

8. Дата удостоверения и подпись.

Прочитайте
образец доверенности. Определите, из
каких
элементов (реквизитов) состоит текст
доверенности.

Доверенность

Я, Гошин
Павел Михайлович, студент механического
факультета Технического
института, доверяю Ивановой Анне
Сергеевне, прожи­вающей по адресу, г.
Санкт-Петербург, ул. Озерная, д.6, кв. 9,
паспорт: серия
4009 N 145676, выдан 34 отделением милиции г.
Санкт-
Петербурга 10 марта 2000 г., получить мою
стипендию за июнь 2000 г. в
сумме 150 (сто пятьдесят) рублей.

П.М.
Гошин

25.05.2000г.

Подпись П.М. Гошина удостоверяю,

декан механического факультета

Г.Г. Сонин

26.05.2000 г.

Печать

Обратите
внимание на расположение частей
доверенности:

1)
наименование документа — в центре;

2) текст
— с красной строки;

3) дата
— слева, подпись — справа;

4) под
датой и подписью — место, чтобы заверить
документ.

Задание
91.
Напишите
доверенность:

1. на
   получение 10 000 рублей с вашего вклада
   в банке каким-либо ли­

   цом;

2. на
   покупку автомобиля на ваше имя;

3. на
   получение посылки на почте;

4. на получение заработной
   платы в кассе организации.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

От опозданий и других мелких нарушений дисциплины на работе никто не застрахован. Обычно в такой ситуации руководство просит написать объяснительную.

Я расскажу, как сделать это правильно — так, чтобы и отношения с начальником не испортить, и работу не потерять.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.

Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.

А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.

Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.

Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.

Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.

Зачем пишут объяснительную записку

Объяснительная — это способ оправдаться перед руководством. Даже в самых, казалось бы, сложных случаях это может помочь. Как это работает — объясню на примерах.

Петров может отказаться от дачи объяснений совсем — за сам отказ его не накажут. Но подождут два рабочих дня и накажут уже за опоздание: объявят выговор или замечание. Сказать потом в суде, что наказывать без объяснительной было нельзя, не получится, ведь у Петрова была возможность ее написать. А то, что он по собственной воле отказался, не оправдание.

На мой взгляд, отказ — не лучший вариант. Это выглядит как конфронтация сотрудника с руководством. И руководству непонятна не только причина, но и то, что работник собирается делать потом — вдруг он и дальше собирается опаздывать.

Петров может поступить по-другому. Например, написать в объяснительной так:

Иван Петрович, я проспал, поэтому не успел на работу вовремя. Больше такого не повторится.

Работника, скорее всего, накажут: причина опоздания неуважительная. Но даже такая объяснительная лучше, чем никакой. Начальник видит, что работник осознает свою неправоту, не уходит в оппозицию и готов исправиться.

Но объяснительная может быть и такой:

Даже если начальник не примет доводы сотрудника и решит его наказать, при наличии такой объяснительной и справки приказ будет проще обжаловать в трудовой инспекции и в суде.

А вот потребовать от работника объяснительную — обязанность работодателя, и отказаться от нее работодатель не может. Без этого нельзя издать приказ о дисциплинарном взыскании или удержать деньги из оклада работника. Без объяснительной работника или без попытки ее истребовать такой приказ незаконен.

Но на практике объяснительную требуют при любом нарушении на работе. Причем требовать могут не только с виновного, но и со свидетелей происшествия, очевидцев или с непосредственного руководителя виновного.

Например, приехал водитель в гараж на поврежденном автомобиле. Начинают собирать объяснительные у всех: у водителя, пассажиров, начальника гаража. При этом, возможно, руководство знает, что водитель не виноват, — возможно, ДТП произошло по вине другого водителя. Но объяснительные нужны, чтобы подтвердить невиновность водителя и не взыскивать с него деньги за ремонт.

Особенность объяснительной — ее требуют до того, как наказать человека. И не факт, что в результате человека накажут. Бывает, что руководство удовлетворяют пояснения и приказ о дисциплинарном взыскании не издается.

Виды объяснительной

На практике есть всего два вида объяснительных записок. В законе они не закреплены, но в реальной жизни их пишут всего в двух ситуациях.

Оправдательная. В ней работник поясняет причины собственного бездействия или неправильных действий.

Пояснения или описание действий других лиц. Такую объяснительную пишут, если виновников проступка несколько и работодателю непонятно, кто из них виноват в произошедшем. В этом случае всех участников просят написать, что происходило, кто и что делал. Написанное анализируют — и уже после этого делают выводы о виновности или невиновности участников.

Уведомление работника о даче объяснения

Часто бывает такая ситуация: начальник врывается в кабинет и заявляет работнику: «Пиши объяснительную!» В этом случае нарушен порядок уведомления работника. Даже если он напишет объяснительную и его потом обоснованно накажут, он сможет оспорить взыскание в суде. И велика вероятность, что взыскание отменят. Суд может решить, что работодатель нарушил порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

Но так бывает не всегда: часто руководители действуют исходя из собственных соображений о дисциплинарных взысканиях. Это работает, но только до тех пор, пока один из наказанных не обратится в суд или в трудовую инспекцию. Там начинают проверять все, в том числе соответствовала ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель хоть что-то пропустил — велик шанс, что взыскание отменят, а работник потом получит право на возмещение ущерба.

Поэтому в интересах любого работника — знать обо всех формальностях. Если начальник что-то сделает не по закону, шанс оспорить взыскание увеличивается. С точки зрения закона работодатель должен соблюдать следующий алгоритм:

1. Составить акт о нарушении. В акте зафиксировать время нарушения и его суть — что именно произошло. А еще перечислить всех участников событий.
2. Потребовать от работника написать объяснительную. Можно сделать это двумя способами. Первый — издать распоряжение или приказ с требованием, чтобы работник объяснил обстоятельства. Но так обычно делают в случае, если ситуация может привести к разбирательствам в суде или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить работнику написать объяснительную. Этот способ проще, но доказать позицию в суде в случае конфликта будет сложнее.
3. Дать работнику после этого минимум два рабочих дня, чтобы написать объяснительную. За это время он может ознакомиться со своими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Торопить работника при этом нельзя. Издавать приказы или распоряжения о наказании в течение этих двух дней тоже нельзя — их потом можно оспорить именно по той причине, что была нарушена процедура.
4. Если работник подготовил объяснительную — ее рассматривает руководитель.
5. После рассмотрения объяснительной издают приказ о взыскании или не издают его. Это решает руководитель. Если работник отказался писать объяснительную, составляют акт об отказе. Но даже в этом случае в обязательном порядке должны подождать два рабочих дня.
6. С момента составления акта о нарушении до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней. В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника. Если прошло больше 30 дней — приказ о взыскании также можно оспорить.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения не всегда просто. Обычно процедура выглядит так: уведомление о даче объяснений прописывается в приказе или распоряжении о проведении служебной проверки, а работник расписывается в нем. С этого момента он ознакомлен и все формальности соблюдены.

Но бывают ситуации, когда работник знает, что его накажут или уволят, и всячески уклоняется от ознакомления. А потом, когда его все же увольняют, — идет в суд и заявляет, что его права нарушены.

Такая тактика работает не всегда. В этом случае работодатель имеет право уведомить работника любым доступным способом: телеграммой, смс, сообщением в мессенджере или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вот пример из суда. Мужчина прогулял работу. Его уволили, и он пошел в суд. Он считал, что, раз работодатель не требовал у него объяснительную, можно претендовать на восстановление на работе и оплату вынужденного прогула. И компенсацию морального вреда он тоже попросил.

В суде выяснилось, что после прогула мужчина перестал появляться на работе, и его пытались уведомить о необходимости дать объяснения телеграммой. Правда, он не стал получать телеграмму, но вручить ему ее пытались.

Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять работника обязательно, а вот в какой форме это делать — не сказано. И если человек на работу не является — можно сделать это и телеграммой. А то, что он не захотел ее получать, — не проблема работодателя. Свои обязанности он выполнил. Увольнение мужчины признали законным, никакой компенсации он не получил.

Правила составления объяснительной

Форма. Единой установленной законом формы для объяснительной нет. Она может зависеть от ситуации. Но, как правило, ее составляют коротко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.

Структура текста. Я рекомендую составлять текст объяснительной следующим образом:

1. Укажите полное наименование должности руководителя и наименование организации, например «генеральному директору ООО „Рога и копыта“ Петрову В. В.».
2. Укажите автора объяснительной — полностью напишите свою фамилию, имя, отчество и должность в организации.
3. Название документа — «объяснительная».
4. В некоторых случаях можно указать место составления документа. Иногда это важно — например, если работник находится на больничном и пишет объяснительную не на рабочем месте, а дома.
5. Изложите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, место и время.
6. Опишите собственную роль в нарушении: что делали, почему и чем руководствовались.
7. Укажите последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает тяжесть наказания. Например, если важный документ потеряли безвозвратно — это может привести к серьезным убыткам. А если этот документ потеряли, но быстро нашли, — последствий нет, значит, и взыскание может быть мягче.
8. К чему это привело.
9. В конце обязательно поставьте подпись и укажите дату написания.

В результате получится примерно такой документ:

Формулировка причины. Объяснительные пишут не только из-за нарушений. Например, в тексте работник может указать так:

Я написал объяснительную по устному указанию мастера производственного участка.

Если взыскание, которое наложат после такой объяснительной, будут оспаривать в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно если не сможет подтвердить, что письменно уведомлял работника о необходимости написать объяснительную.

А если в объяснительной написано по-другому — все в порядке.

Объяснительная подготовлена на основании приказа директора предприятия о проведении служебной проверки.

Обязательные реквизиты. В законе обязательные реквизиты объяснительной записки не перечислены. Но это не значит, что писать можно что и как угодно. Документ составляют по общим правилам делопроизводства вашей организации. Проще всего узнать эти правила в отделе кадров, секретариате или в канцелярии.

Но в любом случае нужно указать следующее.

Адрес — полное наименование организации.

Приложения — любые документы, которые подтверждают доводы работника. Это могут быть справки — например, о болезни, травме или о ДТП. В некоторых случаях они могут подтвердить, например, что опоздание или прогул произошел не по вине работника.

А еще это может быть постановление о возбуждении уголовного дела или справка из травмпункта — если работник стал жертвой преступления. В этом случае тоже можно избежать наказания.

А вот прикладывать к объяснительной документы, подтверждающие собственную вину, работник не обязан.

Сроки написания

На написание объяснительной работнику обязаны предоставить не менее двух рабочих дней. В этот срок не входит период отпуска и болезни.

Как это работает — проще объяснить на примере. Например, работника попросили написать объяснительную сегодня, а с завтрашнего дня у него отпуск по графику. Торопиться в этом случае не стоит — можно спокойно уйти в отпуск, отгулять его, а после выхода останется еще один день — его как раз хватит для того, чтобы написать объяснительную.

Отозвать человека с больничного, чтобы он написал объяснительную, по закону нельзя. Это законом не предусмотрено — придется ждать, пока больничный лист не закроют.

Можно ли отказаться писать объяснительную

Если человек считает нужным оправдываться — он может использовать для этого любые законные методы и приводить в объяснительной любые доводы.

Но если он считает, что объяснения могут ему навредить, или просто не хочет их давать — можно отказаться. Это не нарушение.

Последствия отказа от составления объяснительной. Отказаться от составления объяснительной можно в любой момент. Но не всегда это разумное решение. Такой отказ не решает проблему и не освобождает от ответственности за совершенный проступок.

Чаще всего отказ дать объяснения работодатель расценивает как признание вины. Логика такая: мы человеку предложили все объяснить, а он отказался. Значит, виноват. В любом случае право на защиту и объективное разбирательство работнику предоставляют.

А еще молчание может быть расценено так, будто работник совершил проступок намеренно и умышленно. И наказание в этом случае может оказаться более жестким, чем если проступок совершен случайно и без злого умысла.

А обязанности писать объяснительную у работника нет. Хотя отказ и не освобождает от дисциплинарного взыскания.

Акт об отказе. Может возникнуть ситуация, когда сотрудник категорически отказывается писать объяснения. Тогда отказ нужно зафиксировать. Для этого составляют акт об отказе.

Такой акт впоследствии позволяет работодателю подтвердить, что работнику на самом деле предлагали объясниться, но он от этого права отказался. Составлять его можно только по истечении двух дней, которые по закону положены на объяснительную. Раньше составить акт нельзя — вдруг работник все же передумает.

Составляется такой акт комиссией. В нее обычно входит не менее трех человек: представитель руководства и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные лица, иначе правомерность такого акта можно будет оспорить.

В акте указывают следующее:

1. Название организации.
2. Заголовок — акт об отказе в даче объяснений.
3. Дата и место составления.
4. Краткое описание нарушения, которое отказался объяснять работник.
5. Причины отказа — они записываются со слов работника. Если человек не хочет о них говорить — можно написать, что пояснить причину отказа он не захотел.
6. Подписи руководителя и двух членов комиссии, составившей акт.
7. Регистрационный номер документа.

Не пожелавший объясняться сотрудник должен ознакомиться с актом под подпись.

Сроки хранения объяснительной

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и обязательно — дату приема.

Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.

Сложнее всего с государственными гражданскими или муниципальными служащими. Объяснительные записки о фактах коррупционных нарушений, о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов или по служебным проверкам в отношении госслужащих нужно хранить постоянно.

Для руководителя важно соблюдать эти сроки — так он всегда сможет подтвердить, что сделал все правильно и ничего не нарушил.

Многие руководители считают, что, если складывать объяснительные в папку, потом можно уволить работника в любой момент. Просто достать все его объяснительные из этой папки, объявить ему разом взыскания за все допущенные нарушения — и можно увольнять.

Образцы объяснительных записок

Работники, когда составляют объяснительные, часто допускают ошибки. Бывают ситуации, когда правильные и грамотные пояснения помогают или исправить ситуацию, или избежать наказания. Но вместо этого работник своими пояснениями только усугубляет ситуацию.

Люди начинают объясняться по одному факту, а после прочтения объяснительной становится видно, что тут не одно нарушение, а несколько и допускались они систематически. В этом случае наказание всегда бывает строже.

Я советую при написании объяснительных следовать следующим правилам:

1. Не пишите много. Длинные и красивые повествования только запутывают руководство. Ему сложно разобраться и понять, кто на самом деле виновен. По моему личному опыту, чем длиннее объяснительная записка — тем длиннее приказ о взысканиях.
2. Пишите только то, что имеет отношение к делу. Не нужно начинать описание с того, как вы встали и позавтракали. Начинайте сразу с момента нарушения.
3. Объясняйте ситуацию руководителю. Вам никто не запрещает приводить доводы в свою защиту — пользуйтесь этим.
4. Будьте объективны. Не стоит перекладывать вину за пьяный загул на рабочем месте на звезды и полнолуние или на соседку с пустыми ведрами, которую вы встретили в подъезде. Если объективных доводов в свою защиту нет — проще признать вину.
5. Не пишите красиво — пишите просто. Чем сложнее предложения, тем хуже воспринимается текст.
6. Хорошая объяснительная — краткая объяснительная. В ней все просто, понятно и нет бессмысленных слов.
7. Грамматические ошибки, помарки и зачеркивания, нечитаемый почерк и грязная бумага раздражают руководство.

Приведу несколько примеров реальных объяснительных и расскажу, как их можно было написать правильно.

По поводу происшествия. К сожалению, чаще всего возникают такие происшествия, как распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Вот пример: несколько сотрудниц распивали спиртное на работе. Попались. Пришлось объясняться перед руководством. В результате появилась вот такая объяснительная.

Девушки честно старались оправдаться, но из этого текста руководству видно, что они договаривались весело провести время заранее, все спланировали. И не появились на рабочем месте пьяными случайно после работы, а целенаправленно употребляли спиртное именно там.

В данном случае о намерениях идти в сауну можно было умолчать, а просто признать факт появления на рабочем месте в нетрезвом виде. И написать, например, так:

Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.

За прогул, опоздание и за нарушение трудовой дисциплины. Это распространенное нарушение.

У опозданий и прогулов часто бывают уважительные причины. Например, человек может сам заболеть, попасть в больницу, в ДТП или у него может заболеть ребенок.

Как правило, если работник может это подтвердить, наказывать его не за что. За дисциплинарный проступок можно наказать, только если он произошел по вине работника. Если вины работника нет — не будет и наказания.

Из этой объяснительной видно, что человек знал о рабочем распорядке, но умышленно оставил рабочее место, чтобы заплатить кредит. При этом и офисы банков работают не только с 8:00 до 17:00, и банкоматы, личные электронные кабинеты и мобильные приложения работают круглосуточно. Но человек решил, что в рабочее время можно решать личные проблемы.

В этом случае тоже лучше не вдаваться в подробности, а признать факт отсутствия на работе. А если были другие уважительные причины — сослаться на них.

За несоблюдение должностной инструкции, если допущена ошибка, по жалобе клиента. Оправдываться в конкретном проступке всегда намного тяжелее.

В этом случае я рекомендую писать объяснительную следующим образом:

1. Изложить суть ошибки.
2. Объяснить причины. Они редко бывают объективными, но все же случается разное.
3. Описать последствия ошибки. Если их нет — наказание будет гораздо мягче.
4. Если есть возможность — предложить способ решения проблемы.
5. Отметить, что подобное больше не повторится.

Например, объяснительная может выглядеть так:

О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки. Бывает, запланировали мероприятие, но исполнить не смогли. Дали человеку задание, потом проверили — а он ничего не сделал. Бывает. Но как-то надо объяснить руководству, почему так произошло. Могут быть разные варианты.

Если причина объективная — указываем ее. Например:

Запланированная на первый квартал закупка компьютерной техники не состоялась, поскольку не было финансирования. Прошу перенести закупку на второй квартал текущего года.

Тут все в порядке: причина объективная и предложили, как устранить проблему. Так можно.

Хуже, если объяснять нечем. Тогда избежать наказания не удастся.

При производственной травме. С производственной травмой всегда все непросто. Грамотно написанная объяснительная может увеличить выплаты, а написанная с ошибками — снизить их.

Поэтому для правильного расчета больничного кадровики часто просят работника дать объяснения не только по производственным, но и по бытовым травмам. Логика тут простая: если что-то произошло, работника просят объяснить, где и как это было. И исходя из пояснений произведут начисления.

Например, принес работник больничный — у него перелом. Где он его получил — руководителю в принципе понятно, но все надо зафиксировать и правильно оформить. Поэтому работнику предлагают написать объяснительную. А дальше у работника три варианта.

Первый — отказаться писать. Это законно. Но если работник застрахован от несчастных случаев на производстве и ему положены страховые выплаты — претендовать на них он потом не сможет. Не заявил о том, что травма получена на производстве, — право на страховые выплаты не возникает. И больничный оплатят не из расчета 100% от заработка, а с учетом трудового стажа.

Второй вариант — работник пишет в объяснительной так:

После работы был дома, поскользнулся на мокром полу, упал и сломал руку.

В этом случае все в порядке: время не рабочее, никто не виноват, кроме самого работника, наказывать некого и не за что. Поскольку о несчастном случае на производстве речь не идет, пособие будет зависеть от стажа работника.

Но есть еще третий вариант. Он может выглядеть примерно так:

Я поскользнулся на мокром полу на рабочем месте, упал и сломал руку.

А есть еще один вариант объяснительной:

А вот в этом случае могут и размер выплат по больничному снизить, и вообще уволить. Работодатель имеет на это право. Даже если работник застрахован от несчастного случая — на выплаты можно не рассчитывать.

Поэтому я рекомендую ограничиваться в объяснительных только фактами, которые имеют отношение к происшествию. Сломать руку дома — это одно. Написать в объяснительной, что был в отпуске, пил неделю, очнулся и увидел гипс — это другое. Если есть возможность не сообщать работодателю факты, которые дискредитируют, — можно этого не делать.

Как писать объяснительную

1. Объяснительная — дело добровольное. Отказаться можно всегда. Но от ответственности это не освобождает.
2. За отказ писать объяснительную не накажут, но лучше пояснить работодателю, что именно произошло. Объяснение часто помогает избежать взыскания или смягчить его.
3. Работодатель обязан письменно уведомить работника, что у него есть право написать объяснительную. Если человек перестал ходить на работу — уведомляют телеграммой или смс.
4. Если объективных причин для проступка нет — их лучше не придумывать. Признайте вину и укажите, что это больше не повторится.
5. Пишите кратко и понятно. Так меньше шансов, что раскроете лишнюю информацию.

В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.

Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.

Что такое объяснительная записка?

Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.

Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.

Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:

• при проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано затребовать у сотрудника объяснительную в письменной форме. Об отказе дать пояснения составляется соответствующий акт;
• бумага пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника, уполномоченного на урегулирование спора с работником;
• объяснительная по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка должна быть учтена при принятии решения о назначении наказания (отказ проверить доводы, указанные в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).

Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.

Как правильно написать объяснительную записку?

Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.

Вот какие правила нужно учитывать:

• если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
• объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
• документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).

Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:

• на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
• на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
• на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
• на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.

Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.

При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.

В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:

• наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
• сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
• обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
• объяснения сотрудника в произвольной форме;
• дата составления документа и личная подпись сотрудника.

Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.

Виды объяснительных

Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:

• составленная по факту выявленного нарушения;
• разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
• составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).

Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.

Резюме

Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.

Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.

Часто студентов пугают объяснительными, которыми придется отчитываться перед куратором, преподавателем и даже ректором за совершенные проступки. Правда в том, что с помощью правильно оформленной объяснительной можно исправить общее впечатление и доказать оправданность своего поступка. Если речь идет о пропуске занятий, то можно считать объяснительную записку письменным доказательством того, что студент не просто прогулял занятие, а у него были на это весомые причины. Как правильно составить объяснительную о пропуске и что действительно считается уважительной причиной – разберем подробнее.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная – это официальный документ, написанный студентом, где он поясняет причины состоявшегося события или факта, произошедшего непосредственно с автором записки, и за которые он несет личную ответственность. Чаще всего такая записка пишется по собственной инициативе студента, для прояснения сложившейся ситуации. Однако, документ может составляться и по требованию адресата, например, куратора, декана или преподавателя, того кто будет принимать решение о необходимости назначения дисциплинарного наказания.

Объяснительная записка – это возможность доказать свою правоту и предоставить факты в свое оправдание. Письменное оформление является обязательным, так как это служит гарантией, что в дальнейшем студент не сможет изменить свои слова.

Студент вправе отказаться от предоставления подобных документов, но тогда к нему могут применить дисциплинарное наказание.

Срок предоставления объяснительной записки

Сразу необходимо уточнить важный факт: строгие нормы по предоставлению объяснительной закреплены только в ТК РФ. У сотрудника есть всего 2 дня на предоставление записки перед тем, как ему могут предъявить дисциплинарное взыскание.

Что же касается ВУЗов, то сроки предоставления объяснительной устанавливаются администрацией. У студента, как правило, срок четко не ограничен, но он должен быть разумным. Чаще всего предоставить объяснительную о пропуске занятий требуют на следующий день, но могут быть и отсрочки до 2-3 дней.

Какими способами можно написать объяснительную записку

На практике предусмотрено всего 2 способа написания объяснительной:

1. От руки – это самый простой и распространенный вариант, особенно если документ необходимо предоставить в кратчайшие сроки. Записка, оформленная от руки, позволяет идентифицировать автора, сверив почерк. Такой вариант оформления является наиболее приемлемым.
2. В печатном виде – такой способ больше подходит для организаций, с установленными нормами по ведению документации. Однако, студент тоже может предоставить объяснительную набранную на компьютере. Но в обязательном порядке нужно поставить от руки подпись и дату. Она и будет гарантировать достоверность напечатанного документа.

При этом наиболее важным является не сам способ написания, а правильность оформления, и соблюдение всех общепринятых норм написания объяснительной.

Правила оформления объяснительной записки

Каждое высшее учебное заведение может устанавливать свои нормы и правила составления внутренней документации. Особенно если речь идет об объяснительной от студента. Строгих норм, установленных законодательством, нет, однако есть общепринятая форма, которая применима для большинства организаций и учреждений.

Стандартные требования к оформлению:

1. Документ оформляться на листе А4 с соблюдением отступов по краям: примерно 2-3 см с левого края, 1 см с правой стороны и по 1,5 см сверху и снизу листа.
2. Максимальный объем письма не может быть более 2 страниц.
3. Текст оформляется в официально-деловом стиле, неприемлемо использование ненормативной и сленговой лексики.
4. Изложенные факты должны быть достоверными, и их можно каким-либо способом проверить.
5. Изложение ведется от первого лица: «Я пропустил занятие…».
6. Недопустимо наличие исправлений и зачеркиваний.

Шаблон написания объяснительной

Хотя строгих норм по написанию документа студентом нет, но все же есть определенная структура, которую нужно соблюдать при оформлении объяснительной записки. Она должна содержать три основные составляющие: шапку, с указанием адресата и автора, основную часть и дату с подписью.

Шапка

Шапка (штамп) – это верхняя часть документа, располагающаяся с правой стороны листа, где в столбик указываются данные адресата и автора записки.

Сначала пишется, на чье имя оформляется документ – указывается должность, место работы (учебное заведение) и ФИО руководителя учебного заведения (заведующего кафедрой, куратора). Заполнение данных осуществляется в дательном падеже. Как правило, у куратора и старосты группы должен быть образец написания подобного документа. Поэтому его лучше переписать с образца, чтобы не допустить неприятных ошибок.

Ниже прописываются данные автора (от кого предоставлена записка): должность и ФИО. Под должностью стоит понимать общепринятую для ВУЗов форму «студент» с указанием факультета, формы обучения, группы и курса. Информация прописывается в родительном падеже.

Основная часть

Тело записки представляет собой небольшой текст, имеющий название (заглавие) и написанный в произвольном порядке основной текст объяснительной.

Заглавие пишется посередине листа, сделав небольшой отступ от «шапки». В обязательном порядке первая буква пишется заглавной, и в конце не ставится точка. В нашем случае заглавие будет иметь вид: «Объяснительная записка».

Основная часть оформляется с красной строки, с соблюдением отступа от края листа. В тексте пояснения автор указывает обстоятельства (пропуск пары в конкретный день или время) и причину, по которой он не смог присутствовать на занятиях. Здесь описывается произошедшее событие, уточняются конкретные промежутки времени, и, при наличии, делаются ссылки на подтверждающие документы, которые могут быть приложены к объяснительной.

К примеру, если студент посещал врача, тогда он может в качестве доказательств предоставить запись из амбулаторной карты или любое другое заключение, на котором будет указана дата, соответствующая пропущенному учебному дню, подпись и печать врача.

Дата и подпись

В конце документа в обязательном порядке ставится дата написания записки, и подпись студента. Дата указывается с левой стороны, а подпись ставится с правой стороны под основным текстом. В некоторых случаях рядом с подписью может требоваться написание ФИО учащегося в сокращенной форме (фамилия и инициалы). Особенно это касается ситуаций, когда текст набирался на компьютере.

Образцы составления объяснительной за пропуск

Совершенно неважно, сколько по времени было пропущено занятии: 10 минут, или несколько пар. Если преподаватель уже поставил в журнал отметку об отсутствии студента на занятии, тогда для подтверждения уважительности причины необходимо написать объяснительную. В ней студент должен честно расписать события, повлекшие за собой отсутствие его на парах. В отдельных случаях достаточно банального указания времени и причины пропуска.

В качестве доказательств можно использовать справки, акты, давать ссылки на сообщения СМИ (если произошло ДТП или другое происшествие).

Вот два примера объяснительных, которые соответствуют правилам:

Что можно считать уважительной и неуважительной причиной пропуска занятий

Пропуск занятий может быть вынужденным, по уважительной причине и умышленным – без уважительной причины. В зависимости от этого также будет приниматься решение о необходимости дисциплинарного наказания.

Неуважительные причины

За неуважительную причину систематических прогулов вполне могут не допустить к сдаче сессии, особенно если у студента накопилась большая академическая задолженность. В редких случаях возможно применение крайних мер, вплоть до отчисления.

Неуважительными причинами считаются:

1. Самовольный уход с занятий без ведома и разрешения преподавателя.
2. Уход в случае длительного отсутствия преподавателя. Студенты лично, без особых распоряжений принимают решение о возможности уйти, аргументируя свой поступок фразой: «Студенты ждут 15 минут».
3. Отсутствие на парах с объяснением случившегося: «Я проспал…», «У меня не зазвонил будильник…» и другие, которые можно считать обычной халатностью;
4. При отсутствии любых объяснений со стороны студента.

Уважительные причины

Уважительная причина – это обстоятельства, которые невозможно отменить или предугадать заранее, и они, в большинстве случаев, не зависят непосредственно от учащегося.

К уважительным причинам можно отнести:

1. Болезнь, в случае если студент может предоставить больничный лист, справку, заключение врача или выписку из амбулаторной карты, где будет указана дата, совпадающая с днем пропуска занятий. Причем болезнь близких родственников тоже может стать уважительной причиной, если студент сможет доказать, что его присутствие с больным было необходимым.
2. Задержки, поломки, аварии, произошедшие с транспортным средством, если студент добирается в ВУЗ общественным или другим транспортом. В качестве доказательства можно использовать фотографии, протоколы, выдержки из СМИ, билеты.
3. Похороны родственников. Как правило, в таких ситуациях не требуется доказательств, но в исключительных случаях возможно предоставление копии свидетельства о смерти.
4. Форс-мажорные обстоятельства: поломка лифта, аварийная ситуация дома с вызовом мастера (не считается уважительной причиной, если мастер был вызван по собственной инициативе), посещение квартиры коммунальными службами и другое. Можно предоставить заключение или акт от соответствующей организации.
5. Погодные условия. Уважительной причиной будет считаться любые непредвиденные погодные условия, которые реально затрудняют возможность добраться в учебное заведение: сильный ураган, обильное выпадение снега и других осадков, препятствующее передвижению транспорта.
6. Участие студента в общественно важных мероприятиях: конкурсы талантов, олимпиады, посещение других инстанций, с предоставлением подтверждений от организации.

А также можно считать уважительной причиной, если студент заранее уведомил о своем отсутствии в конкретный день, и предоставил какое-либо подтверждение своего будущего пропуска.

В отдельных случаях достаточно обычного звонка преподавателю с объяснением обстоятельств, к примеру, сломался автомобиль или автобус, или он попал в пробку, и будет на паре в течение ближайшего времени. Некоторым студентам могут пойти на уступки не поставят «пропуск».

В качестве заключения стоит отметить, что любой пропуск нужно не только подтвердить объяснительной и предоставить аргументы в свое оправдание, но и в дальнейшем отработать пропущенные семинары и лекции, чтобы устранить академическую задолженность.